全国に90拠点展開するペットの総合企業ペッツファースト株式会社「楽楽精算」の活用により、年間約6,000件の経費精算業務の効率化に成功電子帳簿保存法、インボイス制度などへの対応、ガバナンス強化も実現

• 「楽楽精算」導入の背景 

「楽楽精算」導入前は、エクセルを使用し紙ベースで経費精算の管理を行っていました。全国約70店舗（2020年当時）から届く経費申請データを集約する手間に加え、申請者が申請をしてから紙の申請書が経理担当者に届くまでの時間を確保する必要がありました。そのため、経理担当者は短期間で処理する工数と心理的負荷を抱えていました。また、経費申請のフローが一元化されておらず、経費申請はシステム・伝票はメール・領収書は原本を郵送とそれぞれ対応する必要があり、店舗側の負荷も課題となっていました。これらの課題を解決するために、「楽楽精算」を導入いたしました。ペッツファーストは「楽楽精算」導入後、経理担当者や従業員の負荷を軽減することから着手し、経理業務を一気通貫で行える体制を構築、「楽楽精算」活用の拡大を推進しています。

•  「楽楽精算」導入後の効果 

・経費精算業務の効率化

経費精算にかかる処理をシステム上で一元管理することで、毎月約500件発生する経費精算業務を効率化しました。導入前は経費精算業務が月末に集中することで、他業務への影響もありましたが、「楽楽精算」導入後は、申請内容と領収書の原本をシステム上で確認できるため、申請が発生したタイミングで都度処理を行うことができるようになりました。その結果、経費精算業務が平準化されました。

また経費精算の後、会計システムへの入力を手入力で３～４時間かけて行っていましたが、現在はデータを1クリックで取り込めるため、後処理にかかる作業時間も削減できました。

 ・法改正へのスムーズな対応

2023年10月に施行されたインボイス制度や2024年1月義務化の電子帳簿保存法「電子取引データの電子保存」への対応は、社内フローの整理を行うのみで完結しました。法改正に必要な機能は「楽楽精算」側で随時追加されていくため、自社でシステム改修などを行う必要はなくスムーズに対応できました。

 ・承認フロー確立によるガバナンス強化

「楽楽精算」導入前は、全社で承認フローが統一できておらず、申請ミスの差し戻しや確認に時間がかかっていました。また、一部事後承認になる場合もあり、正しく経費精算処理を行うために、全社で統一された承認フローの確立が課題でした。現在は、システム上で承認フローを確立、社内手続きの精度があがることで内部統制が強化され、ガバナンスが向上しました。

•  さらなる「楽楽精算」の活用により経理業務効率化を目指す

 ペッツファースト株式会社　取締役CFO　林　一秋様　コメント

「楽楽精算」導入前は、月末月初にかけて経理担当者の負荷が大きく業務効率化が課題でした。導入から約3年半経過した現在は、経理担当者の工数削減のみならず、店舗含め全社に「楽楽精算」が定着し、業務効率化の成果が明確になってきたと感じています。当社では、デジタル化を推進することで、巡回している獣医師や、店舗移動が発生する従業員が、どこにいても業務できる体制構築を進めています。

経理業務においては、さらなる「楽楽精算」の活用により、課題解決・効率化を推進します。具体的には2024年3月より請求書処理支援オプション*1を導入し、請求書処理まで一気通貫で行うことを目指します。また、グループ企業で「楽楽精算」新規導入も決定し、グループ全体での統一化をはかっていきたいと考えています。

累計導入社数No.1*2のクラウド型経費精算システム「楽楽精算」は、従業員規模や業種に関係なく、幅広い企業にご利用いただいており、今後も経理業務が楽になるサービスを提供してまいります。

*1：「請求書処理支援オプション」は、受領した請求書の処理を効率化する、有料オプションです。https://www.rakurakuseisan.jp/function/payment_request.php

 *2:デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）

• ペッツファースト株式会社とは 

ペッツファースト株式会社は、「Pets always come first」を経営理念に掲げ、年間2万頭以上のペットとお客さまに幸せなペットライフを提供するペットの総合企業です。

全国に展開するペットショップ「P’s-first」では、ペットが健康で安心してお迎えいただけるよう、ペットのウェルネスと福祉を第一に考えた販売・獣医療体制を整え、正しく健全なペット販売を行っています。

また、すべてのペットの命に責任を持ち、お迎え後のペットとお客さまの健康で豊かなペットライフの実現を支援するために、ペッツファースト動物病院やアフターサポート事業、ペット用品販売、ペットホテル、トリミング、老犬ホームの運営など、生涯にわたりサポートする多様なサービスを展開しています。

「ペッツファースト」公式サイト：https://www.pfirst.jp/

• 経費精算システム「楽楽精算」　　　　　　   　　　　　

「楽楽精算」は、交通費、旅費、出張費など、経費にかかわるすべての処理を一元管理できるクラウド型の経費精算システムです。「社員が申請⇒上司が承認⇒経理担当者の精算処理」という一連のワークフローをすべて電子化することで、業務効率の改善や、人的ミスの防止を実現します。2023年9月時点で、累計導入社数15,000社を突破しました。

 「楽楽精算」製品サイト　https://www.rakurakuseisan.jp/

【会社概要】

社名      ：株式会社ラクス
本社      ：東京都渋谷区千駄ヶ谷5-27-5　リンクスクエア新宿
設立      ：2000年11月1日 
資本金   ：3億7,837万円
代表者   ：代表取締役　中村崇則
事業内容：クラウドサービス事業

会社HP：https://www.rakus.co.jp/